Manual Gisdata

¡Gisdata es un sistema de gestión de datos que permite censar, inventariar, inspeccionar o monitorear empleando dispositivos móviles.

Documentacion

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1. Introducción

GisData es una plataforma que permite recolectar, analizar y publicar datos, con el propósito de reducir los tiempos y costos de los proyectos. Empleando distintas tecnologías y retroalimentándose de las experiencias de usuarios para poder brindar soluciones simples que permitan agilizar y hacer más eficiente cualquier tipo de proyecto que requiera recolectar datos.

1.1.Plataformas Gisdata

Móvil

GisData emplea un App móvil para la recolección de datos, la cual permite llevar a cabo las siguientes actividades:

  • Recolectar datos con formularios personalizados
  • Tomar registros fotográficos
  • Sincronizar datos a la nube
  • Geovisor móvil con mapa para visualizar datos recolectados previamente
  • Respaldo alternativo

Web

GisData también cuenta con una Plataforma Web que permite:

  • Construir formularios personalizados
  • Invitar colaboradores
  • Descargar registros fotográficos
  • Plataforma de análisis de datos
  • Plataforma CARTO para gestionar datos geográficos

2.1. ¿Cómo obtener GisData?

Mira el Vídeo tutorial
Vídeo tutorial que muestra como descargar GisData, registrarse y activar la cuenta.

Para descargar el APP móvil haz clic aquí.

DISPONIBLE EN:

2.2. Registro

Para poder ingresar ya sea al APP Móvil o a la Plataforma Web debes 1.Registrarte y 2. Activar tu Cuenta, estos dos pasos son fundamentales para poder ingresar por primera vez.

En el APP Móvil aparece un botón de color verde llamado “REGISTRAR”, al dar clic se despliega un formulario, el cual debemos diligenciar y finalmente presionar el botón azul “REGISTRAR”:

 

 

Otra opción es registrarse a través de la página web, ingresando a www.gisdata.co, en la parte superior se encuentra un botón “login”, posteriormente te llevara a una página de ingreso donde se encuentra un botón llamado “Registrarse”. Desde ahí también podrás diligenciar tus datos y crear la cuenta.

  

2.2. Verificar tu cuenta en el correo electrónico registrado

En el correo electrónico registrado debe llegarte un mensaje desde  soporte@gis-data.co en el cual se debe activar la cuenta, en caso de que no se active: NO SE PODRA INGRESAR A LA PLATAFORMA GISDATA.

 

La activación tardará segundos, posterior al mensaje exitoso ya podrá realizar el ingreso a la cuenta GisData, a través del Login-Inicio sesión.

3.Inicio de sesión

Iniciar sesión en la plataforma móvil, permite diseñar y construir formularios, descargar información, invitar colaboradores, analizar datos entre otras cosas, mediante el panel de control de GisData.

 

PANEL DE CONTROL GisData, posterior al inicio de sesión.

Para iniciar de sesión en el dispositivo móvil es necesario ingresar con el mismo correo y contraseña que se ingresa a la plataforma web. Ingresar al APP GisData en el dispositivo móvil tiene como objeto el trabajo de campo y recolección de datos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Al iniciar sesión en el desmotivo móvil podrás observar que la página de inicio o Home estará totalmente en blanco, esta página muestra un listado de los formularios creados, es por eso que debes construir un formulario desde la plataforma web, para que posteriormente podamos trabajar sobre nuestro dispositivo móvil.

4.Plataforma Web

La plataforma web tiene como objeto crear formularios y administrar la cuenta y los datos de nuestros proyectos.

4.1.Panel de control

El panel de control de GisData cuenta con las funcionalidades suficientes para llevar a cabo nuestro proyecto de recolección de datos, desde diseñar el formulario para el proyecto, hasta analizar y publicar la información en la web.

4.2.Construcción de formulario básico

Una vez en el panel de control debemos ingresar a “Proyectos” y “Crear formulario”:

Inmediatamente después aparecerá una página con diferentes opciones de preguntas. En la parte derecha aparece un cuadro, donde deberemos colocar un título, descripción, habilitar algunas opciones y arrastrar los diferentes tipos de preguntas.

Mira el Vídeo tutorial
Para crear formularios empleando distintos tipos de campos.

4.2.1.Título y descripción

Para colocar un título y una descripción a nuestro proyecto de formulario debemos de dar click encima de la opción “Titulo de formulario”.

 

En el título, preferiblemente debe colocarse en un texto corto, mientras la descripción puede ser un párrafo que especifique con más claridad el objeto del estudio. Ambos textos aparecerán en la tabla de “mis Formularios” sobre la plataforma web y en el listado de formularios del aplicativo móvil.

 

4.2.2.Agregar una pregunta al formulario

Para agregar una nueva pregunta al formulario solo es necesario arrastrar y soltar, el tipo de pregunta requerido (ver ventana de componentes) hacia la ventana del formulario, señalada en azul “Drag and Drop a form component”.

 

4.2.3. Tipos de Preguntas

Componentes Básicos:

Los componentes básicos permiten construir un formulario, muy rápidamente con los tipos de preguntas más frecuentes:

Texto: Se refiere a un tipo de pregunta cuyo requerimiento sean entradas de datos alfanuméricos.

Numérico: Campo que se refiere a entrada de datos solamente numéricos.

Área de texto: Requerimiento de entradas alfanuméricas, especialmente utilizada para observaciones o descripciones.

Check Box: Es un tipo de pregunta que permite seleccionar si ocurre un evento o no. Si esta es seleccionada la respuesta es “true” de lo contrario en la base de datos quedaría “false”.

Cajas de Selección: También llamadas selección múltiple, permite verificar de acuerdo a la pregunta si sucede uno o varios eventos. Cada caja corresponde a un campo en la base de datos y la respuesta en cada registro corresponde a “true” si es seleccionada o “false” en caso contrario.

Selección: Corresponde a un menú desplegable, con varias opciones. Opción de única selección.

Radio: Corresponde a un menú de selección única dentro de varias opciones.

Componentes Avanzados

Son tipos de preguntas mas detalladas que permiten recolectar información con condiciones adicionales:

Email: Permite que el ingreso del dato sea específicamente con la estructura de un email.

Numero de Teléfono: Permite ajustar el patrón de la estructura de un número telefónico, de acuerdo a la especificación de la región.

Dirección: Emplea el geo codificador de google maps, sin embargo, solo es posible emplearlo si en el momento de estar en la recolección de datos se encuentra conectado a internet.

Fecha y Hora: Recolecta ambos datos en un mismo campo, es posible ajustar el formato.

Día: Recolecta información de fecha (Día-Mes-Año) y es posible ajustar el formato.

Hora: Permite recoger información horaria, con un formato de HH:mm.

Moneda: Permite recolectar datos de moneda con su correspondiente estructura.

Oculto: Permite crear un campo en la base de datos. Sin embargo, no aparece en el formulario móvil. Se emplea para futuros cálculos o cálculos de acuerdo a valores de otros campos.

Firma: Pregunta que permite realizar una firma sobre el dispositivo móvil, se sugiere emplear dispositivos móviles especiales para este caso. Esta información se guarda en formato “.blob” una imagen en la base de datos.

Contenedor: No es precisamente una pregunta, es un marco que permite agrupar una serie de preguntas y es pertinente emplearlo en formularios largos para objeto de organización.

Encuesta: Es un tipo de pregunta, tipo matriz. Permite seleccionar un Radio de acuerdo a la intersección entre una variable y otra.

4.2.4.Elementos de una pregunta

Cada elemento de un formulario puede ser variado, dependiendo del tipo de pregunta. No obstante, cada pregunta tiene una serie de elementos tales como:

 

Etiqueta: Corresponde a la pregunta y aparece en la parte superior de cada casilla.

Plantilla: Planilla es un texto que le indica al colaborador el tipo de respuesta que debería ir. Cabe destacar que no es un valor predeterminado, es un dato indicativo.

Texto de Ayuda: Son sugerencias para el operador. Aparecen en la parte inferior de cada pregunta.

Requerido: Es una casilla de verificación, si la pregunta es obligatoria se deberá chequear, si es opcional deberá permanecer vacía.

 

 

Auto-completable: Es la alternativa a las opciones de pregunta de selección múltiple. La opción de selección múltiple es útil hasta 5 o 7 opciones, sin embargo, hay preguntas que requieren hasta más de 100 opciones (Ej: especies de árboles, tipos de mariposas, entre otras). Por eso hemos incluido la opción autocompletable. Funciona como una especie de buscador, entre todas las posibles respuestas, para así filtrar y encontrar solo la respuesta que necesitamos. También es una alternativa a la pregunta abierta. Ya que para el análisis requerimos que todos los datos estén estandarizados. Para una mejor compresión Link Video.

Add: Es un botón azul y solo aplica a los tipos de pregunta, “Selección múltiple”, “Selección Única” y “menú desplegable”. Su funcionalidad permite agregar una respuesta adicional.

4.3.Invitar Colaboradores

Los colaboradores corresponden a las personas que recogen datos empleando sus dispositivos móviles. Cabe destacar que dentro de los planes que ofrece gisdata, solo se paga por el número de colaboradores y meses que requiera el proyecto.

 

Mira el Vídeo tutorial
Indica como invitar a personas a colaborar en la recolección de datos y consolidar información en una BD.

4.3.1. Invitar colaborador

La invitación de un colaborador se realiza por parte del administrador y diseñador de los formularios. Sobre la plataforma web, en la opción “Invitaciones” aparecerá una tabla que registra el correo electrónico de las personas que vamos o hemos invitado. Para agregar un nuevo colaborador debemos usar el botón azul “Agregar”.

 

Aparecerá una nueva pantalla, donde ingresaremos el correo electrónico del colaborador nuevo, el cual deberá estar ya registrado en “gisdata”.

Al nuevo colaborador le llegara un correo electrónico, una notificación en su plataforma web y en el dispositivo móvil.

Ejemplo Correo electrónico:

 

Ejemplo Notificación en la plataforma web.

4.3.2. Aceptar invitación por parte del colaborador

El colaborador podrá aceptar la invitación por parte del administrador del formulario desde su dispositivo móvil, dirigiéndose al “Menú” – “Invitaciones”; donde aparecerá el correo electrónico de quien lo ha invitado a colaborar. Desplazando con el dedo hacia la izquierda, aparecerán dos opciones: Aceptar invitación demarcado con el color verde y con el color rojo, rechazar la invitación.

 

Cabe destacar que hasta este punto no aparecerá ningún formulario hasta que el administrador vincule al colaborador a algún formulario como lo veremos en el punto 4.2.3.3. Vincular colaborador a un formulario #

5. Plataforma Móvil

La plataforma Móvil tiene como objeto diligenciar formularios tomando registros y sincronizarlos para poder visualizarlos y administrarlos en la plataforma web.

5.1. Home

Aquí podrás ver todos los formularios previamente creados y seleccionar el de tu interés,  para empezar a recolectar tus datos.

5.1.1. Diligenciamiento de formularios

Aqui ya hemos seleccionado nuestro formulario y esta listo para empezar a diligenciar .

5.1.2. Agregar una coordenada

Al seleccionar la tercera opción en la parte superior derecha, automáticamente se completara la casilla con la coordenada correspondiente.

5.1.3. Tomar una o varias fotografías

Al seleccionar la segunda opción en la parte superior derecha, podrás tomar registros fotográficos.

 

5.1.4. Guardar un registro

Después de tener nuestro formulario correctamente diligenciado se debe guardar el registro seleccionando el icono en la parte inferior de nuestro dispositivo.

5.1.5. Errores

Si el formulario no esta diligenciado en los campos marcados como obligatorios de tu formulario, es normal que te aparezcan este tipo de aviso de errores y no se guarde tu registro, cuando llenes los campos correctamente podrás guardar tu registro con éxito.

5.1.5.1. Verificar que todos los campos sean validos

Cuando llenes los campos verifica que todos los campos sean validos y podrás guardar tu registro con éxito.

6. Sincronizar

6.1. Sincronización individual de registros

En el menú encontraras la opción de sincronizar y después, desplazando con el dedo hacia la izquierda el formulario que deseas sincronizar, aparecerán dos opciones: Sincronizar registro demarcado con el color verde y con el color rojo, eliminar el registro.

 

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