La logística de la Recopilación de Datos
Recopilación de Datos

La recopilación de datos de campo generalmente es un proceso complejo.  Requiere de dinero, de tiempo y del trabajo de personas. Por tanto la logística es importante, pues permitirá el mayor rendimiento de los recursos.  Un diseño de proyecto cuidadoso y minucioso, evitará pérdidas de tiempo, energía y economizará dinero. El foco debe estar en que se garantice la confiabilidad de la información.

¿Cómo planificar un proyecto efectivo de recopilación de datos de campo? 

Presentamos algunas sugerencias:

1. Definir el propósito

El primer paso es revisar metas y objetivos. Deben estar claramente definidos. Es fundamental que quede explícito qué información se quiere recolectar.  Se trata de responder a la pregunta “¿Qué necesito saber?”, característica de la enunciación de todo proyecto.

Es probable que el territorio en el que se realice la recopilación de datos ofrezca abundantes posibilidades de variada información. Sin embargo, es necesario centrarse en el proyecto. Las metas y los objetivos serán los que guíen el proceso de recolección. Ocuparse de datos que no sean necesarios para el propósito del proyecto, aumentará los costos y alargará los tiempos.  Por otra parte puede generar ruidos que interfieran en el análisis posterior.

2. Preparación de la encuesta

El diseño de la encuesta tiene un enorme impacto en la forma en que se recopilan, procesan y analizan los datos. Una encuesta efectiva es específica y enfocada en el propósito de su estudio.

Al elaborar las preguntas, es importante prever cómo se procesarán los datos. Las preguntas abiertas, en las que el encuestado responde libremente,  requieren de más tiempo y cuidado en el procesamiento. Las preguntas cerradas, que proponen opciones dentro de las que el encuestado elegirá, se procesan con más facilidad y objetividad.

Existen proyectos en los que la persona que recolecta los datos necesita información de referencia como respaldo. Se sugiere que los encuestadores verifiquen el área previamente donde van a trabajar, ellos pueden sugerir detalles que facilitaran la fluidez del trabajo de recolección. Es por eso que el diseño y la logística debe planearse de forma conjunta, pues estas van de la mano.

3. Entrenar a los encargados de la tarea

Es una acción básica preparatoria del trabajo de campo. Lanzar a la recolección en campo a personas que no han sido preparadas en la tarea, puede resultar en un completo fracaso. ¿Qué se tendrá en cuenta a la hora del entrenamiento?

  • Presentar el proyecto al personal que trabajará en él. Conocer el contexto del proyecto asegurará el involucramiento y la exitosa realización del trabajo. Es importante que las personas entiendan cabalmente qué datos van a recolectar, cuál es el interés en los mismos, para qué se utilizarán. Por tanto, debe dedicarse tiempo y recursos a la capacitación de los equipos.
  • Si se usará tecnología móvil, se adiestrará a las personas en el uso de los dispositivos. Todos deben estar aptos para manipular y realizar los ajustes necesarios antes del trabajo. Las personas que se ocupen de la recolección de datos deben ser capaces de regular la calidad de la fotografía, la configuración del GPS o de otras aplicaciones necesarias para la tarea.
  • El entrenamiento debe incluir el análisis de las herramientas que se utilizarán en el campo. Cada ítem de la encuesta debe quedar perfectamente entendido por todos. Cada integrante del equipo debe tener claro a que se refiere cada parte del texto.
  • Si los equipos de campo estarán encuestando a las personas, deberán recibir capacitación técnica específica para asegurar la objetividad de la información.

Es importante que entiendan que existe un procedimiento, un protocolo que debe respetarse, que exige:

  • No proponer respuestas a los encuestados.
  • Dejar que el encuestado se tome su tiempo para responder las preguntas.
  • Seguir la secuencia de las preguntas.
  • Si se trata de preguntas con opciones, leer claramente todas las respuestas posibles a los encuestados
  • Cuando se pasa de una sección de preguntas a otra, avisar al entrevistado para que sepa que está cambiando el tema o las referencias.

Es muy útil integrar en cada equipo a técnicos experimentados y a los nuevos. De este modo, se pueden compartir habilidades y conocimientos.  Las personas que tienen experiencia en recolección de datos, dominarán más el tema. Los novatos más jóvenes,  suelen ser muy ágiles  en el trabajo con la tecnología. En definitiva, se logra la capacitación cruzada, en la que cada cual aporta lo suyo.

4. Trazar el curso y la ruta de la recopilación de datos

Hay que planear todos los detalles. De no hacerlo, los problemas comenzarán a obstaculizar el trabajo. Entre los aspectos a tener en cuenta se destacan:

  • ¿Cuántas horas al día se trabajará en la recolección?
  • ¿Cuántos días?
  • ¿Cuánto tiempo se estima que consuma la aplicación de cada encuesta?
  • ¿Cuál es la distancia entre punto y punto? ¿Cómo se desplazarán los recolectores?
  • ¿Conviene comenzar en la zona más alejada y luego avanzar hacia el centro de operaciones o a la inversa?

5. Equipar a los colaboradores (recolectores de datos)

Es fundamental pensar minuciosamente en lo que los recolectores necesitarán para realizar la encuesta de manera segura y efectiva. Es necesario imaginar en todos los escenarios posibles para anticiparse a posibles imprevistos.

Algunas de las previsiones son:

  • ¿Cuántas personas integrarán cada equipo?
  • ¿Qué herramientas necesitan?
  • ¿Cómo afrontarán las inclemencias del tiempo? ¿Trabajarán igual? ¿El trabajo se detendrá?
  • ¿Cómo se comunicarán los recolectores con el centro de operaciones frente a imprevistos y urgencias?
  • ¿Quién será el encargado de centralizar todas las consultas de los colaboradores cuando estén trabajando?
  • ¿Hay lugares en la ruta para obtener baterías adicionales o donde cargar los dispositivos?

Los pasos que hemos presentado aseguran la puesta a punto del inicio del trabajo. Una vez que los colaboradores están en sus puestos y han comenzado a recolectar los datos, comienza la etapa de monitoreo y procesamiento.

Consideraciones posteriores a la colección

 

Monitoreo

Es importante observar el funcionamiento de los equipos en el campo. De este modo se pueden detectar errores e inconsistencias a fin de corregirlas.  La opinión de los recolectores acerca del desarrollo del trabajo es fundamental. Pondrá en evidencia los obstáculos, si los hay. En función de este monitoreo, se podrán planear nuevas capacitaciones, recursos adicionales que no estuvieron previstos o cambios en los instrumentos.

Procesamiento

Una vez que se hayan obtenido buena cantidad de datos, se empezará con el procesamiento para su visualización y análisis. Este paso dependerá del soporte en el que se realizó la recolección. Si se llevó a cabo con hoja y lápiz, el trabajo será más minucioso y largo, pues los datos deberán integrarse manualmente a una base de datos. Si se realizó con instrumentos tecnológicos, todo será más sencillo y rápido.  Los sistemas automatizados reducen la oportunidad de error.

Análisis

Una vez que los datos han sido procesados, la información comienza a tener sentido para el dueño del proyecto. Se inicia entonces el análisis exploratorio que permitirá una evaluación exhaustiva de los hallazgos.  De este modo se respalda la hipótesis inicial, se refuta, se descarta, o se descubren nuevas posibilidades insospechadas, que darán motivo a nueva investigación. Si es posible expresar los resultados en datos medibles, las conclusiones serán más confiables.

Publicación

Finalizado el proceso y obtenidas las conclusiones, es posible que el autor desee distribuir o publicar sus hallazgos. Puede usar varios métodos para transmitir sus resultados: cuadros, mapas, gráficos, informes, etc. Una combinación de métodos a menudo funcionará mejor para contar su historia.

En este punto, es importante saber que no todas las plataformas de recolección de datos ofrecen las mismas posibilidades. Por ejemplo, GISdata permite realizar análisis y tablas cruzadas empleando su plan PRO. Además habilita la publicación de resultados en la web, con acceso privado o público empleando la maravillosa herramienta de CARTO.

La anticipación y la planificación evitarán costos innecesarios y dolores de cabeza.  Por tanto, no debe considerarse que es tiempo perdido, sino todo lo contrario. Es una etapa imprescindible para el éxito.

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